U dnevnom rječniku, izraz "Sve ide po planu". To znači da se sve događa onako kako je zamišljeno, bez i najmanjeg iznenađenja ili iznenađenja. Ali zašto je to tako važno? Zašto vam je potreban plan akcije? Što je to? Je li moguće postići ciljeve bez unaprijed određenog reda djelovanja? Je li plan potreban samo za radne zadatke ili je nezamjenjiv u životu? Kako naučiti planirati svoje vrijeme? Je li to teško? Postoje li učinkovite tehnologije? Planiramo sljedećih deset minuta upoznati se s ovim pitanjem.
Što je plan?
Plan je namjerna radnja koja je potrebna za postizanje ciljeva postavljenih unutar vremenskog ograničenja. Ukratko, priprema plana sastoji se od sljedećih komponenti:
- Postavljanje ciljeva - postavljanje ciljeva;
- Dizajn - program djelovanja;
- Dizajn varijante - izbor nekoliko ideja;
- Rok - rokovi;
- Definiranje resursa - što je potrebno, gdje ga dobiti;
- Određivanje izvođača - tko će obavljati zadatak;
- Učvršćivanje rezultata - izrada modela, plana ili projekta.
Na primjer, tvrtka želi plasirati novu liniju proizvoda. Za početak, formulirajte cilj i ciljeve. Napravite skicu primjerenog programa djelovanja, definirajući strategiju i taktike. Zatim odredite rokove za zadatak, sve njegove podstavke. Potom traže potrebne resurse, izvore i određuju područja odgovornosti pojedinih izvođača. Konačno, oni bilježe misli na fizičkom mediju (papir ili digitalni dokument), počinjući ih provoditi. Ova shema je pojednostavljena jer postoje različite vrste planiranja. Njihova provedba podrazumijeva ispunjavanje određenih posebnih zahtjeva.
Koje vrste priprema plana postoje?
Tipologija planiranja je opsežna, razlikuje se po opsegu, vremenu, objektima, sadržaju, dubini, predanosti, redu, računovodstvu, područjima, koordinaciji planskih odluka. Zapravo, sve je vrlo jednostavno i logično. Dakle, planovi su:
- Po opsegu:
- Općenito - uzeti u obzir sve detalje zadatka;
- Djelomični - opisuju određene elemente.
- U smislu provedbe:
- Dugoročno - podrazumijeva razvojnu strategiju za razdoblje dulje od 5 godina.
- Srednjoročno - razdoblje od godine do pet godina;
- Kratkoročno - riješiti tekuće probleme (do 1 godine).
- Po objektima:
- Ciljevi plana - postavljanje ciljeva;
- Plan sredstava - definicija proračuna i opreme;
- Izvršni plan - imenovanje odgovornog;
- Plan programa - Izrada odgovarajućih programa;
- Akcijski plan - razumijevanje potrebnog napora.
- Prema sadržaju:
- Taktički plan - uvjeti za ostvarivanje ciljeva;
- Strateški plan - glavni smjer rada;
- Operativni kalendarski plan - specifikacija i postavljanje rokova;
- Poslovni plan - obračun svih pokazatelja koji igraju ulogu u postizanju cilja.
- Ovisno o dubini:
- Agregirani - uzeti u obzir opće parametre;
- Detaljno - izračunajte sve moguće detalje.
- Po obvezi:
- Obvezna (direktiva) - strogo propisana;
- Izborno (indikativno) - preporučljivo.
- Ovisno o redoslijedu izvršenja:
- Naređeno - zahtijeva sekvencijalno izvršavanje;
- Izvanredni - pojavljuju se prema potrebi;
- Klizna - predlažemo mogućnost proširenja.
- Prema računovodstvenim podacima:
- Tvrdi planovi - obvezno poštivanje svih propisa;
- Fleksibilni planovi - sposobnost odstupanja od zadanog tečaja;
- Usko fleksibilni planovi - kombinacija fleksibilnih i krutih planova.
- Po aplikaciji:
- Marketing - definiranje globalne strategije tvrtke;
- Financijsko - razumijevanje ekonomske komponente;
- Proizvodnja - materijalno-tehnička baza;
- Istraživanje - formiranje temeljnog koncepta;
- Individualno - strukturiranje osobne izvedbe.
- Koordinacijom u vremenu:
- Simultani planovi - sastoje se od jedne faze;
- Sekvencijski planovi - odvijaju se u slučaju dugog procesa koji se sastoji od odvojenih faza.
Navedene vrste planova su u većini slučajeva univerzalne i mogu se koristiti i za korporativne svrhe i za poboljšanje osobne učinkovitosti osobe. Na primjer, mogu se koristiti za sastavljanje dnevnog plana. Što je to? Razgovarajmo dalje.
Koji je dnevni plan?
Plan dana - promišljen slijed akcija za dan koji je pred nama. Stručnjaci za planiranje savjetuju da to bude dva puta. Prvi put - u večernjim satima, a drugi - ujutro, uzimajući u obzir moguće promjene.
Najbolje je imati na umu fiziološke karakteristike osobe, uzimajući u obzir dnevne bioritme. Na primjer, aktivnost mozga se aktivira od oko 10.00 do 12.00. Tijekom tog razdoblja možete zakazati najvažnije zadatke.
Daljnja energija pada, Treba ga nadopuniti za vrijeme ručka. Zatim je potrebno dopustiti tijelu da se opusti, odmoriti. Od 14.00 do 16.00 sati ponovno se aktivira intelektualna i kreativna aktivnost. U ovom trenutku prikladno je održavati sastanke ili razmisliti.
Bliže 17.00 sati postoji vrhunac tjelesne kondicije. Preporučljivo je posvetiti se sportu ili aktivnostima na otvorenom. Zatim slijedi večera, opuštanje.
Shvaćajući njihove najproduktivnije vremenske intervale, lakše je za to vrijeme istaknuti važne zadatke kako bi se što učinkovitije i djelotvornije proveli.
Metode planiranja
Među raznovrsnim opcijama za izradu planova, postoji nekoliko najučinkovitijih, koje posebno populariziraju pristaše upravljanja vremenom:
- ABC planiranje;
- Eisenhower Matrix;
- Ganttov dijagram;
- SMART planiranje;
- GTD tehnika.
Te se metode mogu primijeniti zasebno ili u kombinaciji. Svaki od njih je učinkovit u rješavanju specifičnih problema, fokusirajući se na specifičan aspekt planiranja. Na primjer, izbor prioriteta, postavljanje ciljeva ili naručivanje predmeta.
ABC planiranje
Ovaj način izrade planova djelomično je usporediv s Paretovim pravilom, prema kojem 20% napora donosi 80% rezultata i obrnuto. Ako naučite identificirati najproduktivnija područja, oni će osigurati "lavovski dio" uspjeha. Dakle, ABC metodologija se temelji na određivanju prioriteta, prema njihovoj važnosti:
- A - najznačajnije zadaće (u pravilu ih nema više od 15%, ali daju oko 65% rezultata);
- B - pitanja prosječne važnosti (ima ih oko 20%, a učinkovitost njihove provedbe je unutar 20%);
- C - nisu važni zadaci (ostvariti 15% uspjeha kada se popuni 65% vremena).
Utvrđujući i koncentrirajući svoje napore na obavljanje poslova iz kategorije A, osoba znatno povećava svoju osobnu ili radnu učinkovitost, jer manje vremena troši na beskorisni rad.
Eisenhower Matrix
Učinkovito planiranje, utemeljeno na izboru prioriteta, nazvano po američkom zapovjedniku i predsjedniku Dwightu Davidu Eisenhoweru. Prema toj metodi, planovi se moraju formirati na temelju važnosti i hitnosti slučajeva. Grafički, izgleda kao kvadrant podijeljen u četiri dijela:
- Važni, hitni zadaci - sektor razvoja;
- Važni, ne hitni zadaci - kvadrat potrebnih poslova;
- Nije važno, hitni zadaci - zona "rutina";
- Nije važno, nije hitno zadataka - zona gubitka vremena.
Prve dvije točke čine zonu rasta i uspjeha. Treći i četvrti potiču ljude na rutinu. Stoga ih je bolje izbjegavati pri planiranju, ovladavanju sposobnostima delegiranja takvih zadataka.
Gantt karta
Dobar način da se vizualizira ono što je planirano je da se napravi Ganttov dijagram. Suština metode sastoji se u izgradnji prometnih traka koje prikazuju pojedinačne zadatke, nakon čega slijedi njihovo postavljanje duž vremenske osi. Korištenje dijagrama stupaca (histograma) za provedbu njihovih planova predložio je američki inženjer i stručnjak za znanstveno upravljanje - Henry Lawrence Gantt.
Ova metoda radi uz ostale tehnologije, omogućujući vam da vizualno nadgledate sve faze provedbe projekta, kao i da razumijete učinkovitost učinjenih napora.
SMART planiranje
To se prije odnosi na područje postavljanja ciljeva, ali bez pravilno postavljenih ciljeva dobar plan je nemoguć. Prema toj tehnologiji, sve ciljeve treba analizirati prema glavnim kriterijima:
- Specifičnost - konkretnost;
- Mjerljivi, mjerljivi;
- Dostupan - dostupnost;
- Relevantna - usporedivost s drugim zadacima;
- Vremenski ograničeno - vremenski ograničeno.
Ako cilj ispunjava ove zahtjeve, daljnji razvoj plana neće uzrokovati ozbiljne poteškoće, budući da će uspjeh biti postavljen na samom početku rada.
GTD tehnika
Izvorna metoda koju je razvio američki stručnjak i savjetnik za upravljanje vremenom David Allen. Kratica GTD znači "dovršavanje stvari". Ova tehnologija pruža jasan algoritam akcija za organiziranje vašeg života. Preporuke počinju pravilnom organizacijom radnog mjesta. U budućnosti je potrebno pojednostavniti sve njihove poslove i planove, izraditi liste pomoću kalendara:
- Sljedeće aktivnosti pokrivaju kratkoročni period;
- Projekti - zadaci koji se izvode dugo vremena;
- Odgođeni - dio ovlasti koje je netko prenio;
- Nije obavezno - neodređena pitanja za neko vrijeme.
Prema GTD metodi, za uspješno planiranje potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Koji cilj treba postići?
- Kako će se provoditi?
- Koji je put da se to postigne?
Nakon što su pojednostavili svoje zadaće i odgovorili na navedena pitanja, osobi postaje mnogo lakše izraditi odgovarajući akcijski plan i provesti ga.
Što je pogreška u planiranju?
Bez obzira na to koliko plan može izgledati besprijekorno, u svakom slučaju, ne može biti osiguran od pogrešaka. Njihova suština leži u pretjerano optimističnom pristupu prognozama. Upečatljiv primjer je posao koji traje sat i pol, umjesto planiranih 60 minuta. I pojedinačni i kolektivni planovi podložni su sličnim netočnostima.
Glavni uzroci pogrešaka:
- Nedovoljno korištenje prethodnog iskustva;
- Tendencija da se prenese želja za stvarnošću;
- Tendenciju da se osporavaju prošla kašnjenja isključivo vanjskim čimbenicima;
- Netočnosti u procjeni i percepciji vremena;
- Površinski odnos prema zadatku.
Osim gubitka vremena, pogreške u planovima pune su gubitaka financijskih ili proizvodnih resursa, ili se čak dovodi u pitanje provedba zadatka. Stoga se preporučuje da se u svaki plan unese određena "rezerva" vremena i truda, što će vam omogućiti manevriranje u slučaju nepredviđenih okolnosti ili prilagodbe zadataka.
Bez obzira na ozbiljnost zadatka, bit će potreban plan za njegovu provedbu. Bez obzira na veličinu, na kojem će se mediju snimati. Glavna stvar je ispuniti sve potrebne uvjete za njegovu pripremu, uključujući i prognozu potrebnih napora i resursa. Postoji mnogo načina da to učinite, pa biste trebali pažljivo pročitati svaku od njih kako biste odabrali onu koja se pojedinačno uklapa.
