Vrlo često možete čuti kako nekome nedostaje vremena. Uspjeli bi sve učiniti ako bi bilo dva do tri sata više u jednom danu. U isto vrijeme, postoje ljudi koji mirno upravljaju svojim zadacima, čak uspijevajući pomoći drugima. Zašto? Uostalom, prvi i drugi dan tijekom 24 sata. Upravljanje vremenom odgovara na ovo pitanje. Što je to? Kako možete naučiti upravljati svojim vremenom? Postoje li učinkovite metode koje pomažu racionalno živjeti i raditi produktivno?
Što je upravljanje vremenom?
Upravljanje vremenom je umjetnost upravljanja vremenom. Uključuje metode postavljanja ciljeva, planiranja, kontrole, motivacije, pravilnog određivanja prioriteta. Upravljanje vremenom možete smatrati čitavim nizom tehnika usmjerenih na poboljšanje osobne učinkovitosti. Uobičajeno je da se ne raspravlja o alatima za upravljanje vremenom, već o metodama postavljanja ciljeva, motivaciji, delegiranju itd.
U strukturi ovog učenja ističu se četiri glavna blokakoji čine "ljestvicu" upravljanja vremenom, na temelju usporedbe s putovanjem:
- efikasnost - Odgovori na pitanje "kako ići?"
- tehnologije - dati razumijevanje "što dalje?"
- strategija - pomaže u planiranju "kamo ići?"
- filozofija - daje smisao, odgovarajući "zašto ići?"
Ispravno isplanirajte svoj život iz četvrtog bloka "Zašto?" na prvu stavku "Kako?"
To je jedna od glavnih točaka upravljanja vremenom - odabrati globalni cilj. Dalje razumjeti smjer za njegovu provedbu. Zatim odredite mehanizme postignuća. Razumjeti koji su alati potrebni za provedbu svih planiranih koraka.
Sama svrha takvog zadatka je racionalizacija rada, jer djelotvornost cijelog projekta ovisi o pravilnom postavljanju ciljeva i planiranju.
Pojava i formiranje upravljanja vremenom
Upravljanje riječima vremena pojavilo se 70-ih godina dvadesetog stoljeća. Prema općem uvjerenju, autor je danski poduzetnik Klaus Möller. Ponudio je bilježnicu "Time Manager", koja je postala prototip organizatora.
Osobno, kada su se rodili temelji upravljanja vremenom, to je nemoguće. Može se tvrditi da su pokušaji kontrole osobnog vremena nastali u starom Rimu. Prvi pisani izvor su bilješke Lucije Seneke upućene jednom od rimskih patricija. On je preporučio da se uključe u pisanje vremena računovodstva, pratiti njegovu uporabu, procijeniti svoj život. Seneca je istaknula potrebu za poslovnim planiranjem, nudeći to svako jutro. Također, rimski filozof je naglasio važnost određivanja prioriteta kako bi se maksimalno iskoristilo vrijeme.
Vjerojatno je razumijevanje vremena uključeno u druge civilizacije antike, jer se ljudi svugdje suočavaju s istim zadacima i izazovima. U modernijem obliku, upravljanje vremenom pojavilo se sredinom 18. stoljeća i bilo je tempirano s razvojem industrijske revolucije., Pojavom i masovnim širenjem biljaka i tvornica ljudski je rad sve manje ovisio o prirodnim čimbenicima. Stoga je moguće pojednostavniti tijekove rada.
Ideje upravljanja vremenom crvene linije kroz živote mnogih istaknutih ljudi. Na primjer, talijanski pisac i učenjak Leon Battista Alberti, koji je živio u renesansi, u svojim je djelima istaknuo važnost upravljanja vremenom. Usredotočio se na potrebu pojednostavljenja slučajeva, kao i na svakodnevno planiranje. Ideološki inspirator "upravitelja vremena" njegova doba bio je Isaac Newton, koji je jasno strukturirao principe strukture svemira. Ideje koje je on predložio potaknule su mnoge suvremenike da razmisle o racionalizaciji svojih života.
Jedan od najistaknutijih pristaša upravljanja vremenom bio je Njemački filozof Immanuel Kantšto je poboljšalo svoj raspored do te mjere da su susjedi provjerili sat na njemu.
Američki političar Benjamin Franklinkoja je svijetu dala dobro poznatu frazu "Vrijeme je novac", vodila je osobni dnevnik i time dosegla značajne visine samokontrole. Franklinove jednostavne i učinkovite preporuke bile su osnova mnogih popularnih treninga za upravljanje vremenom.
Značajnu ulogu u razvoju upravljanja vremenom odigrao je američki inženjer. Frederick Taylorkoji su postavili temelje za moderno upravljanje i znanstvenu organizaciju rada (NE). Taylorism, kao teorija upravljanja, imao je opipljiv utjecaj na povećanje produktivnosti.
Nemoguće je ne sjećati se talijanskog ekonomista Wilfredo Pareto, koja je formulirala svjetski poznati princip upravljanja vremenom "20:80". Dešifrira se na ovaj način: 20% napora donosi 80% rezultata i obrnuto. Ako definirate ovo vrlo "dvadeset", možete značajno povećati osobnu učinkovitost.
Ne manje značajan je i doprinos 34. predsjednika Sjedinjenih Država. Dwight David Eisenhower, koji je razvio vrlo prikladnu metodu određivanja prioriteta, nazvan "Eisenhower-ova matrica". Predložio je podijeliti sve slučajeve, prema njihovoj važnosti i hitnosti. Postoje četiri vrste zadataka:
- Važno, hitno;
- Važno, nije hitno;
- Nije važno, hitno;
- Nije važno, nije hitno.
Obraćajući pozornost na prve dvije vrste i izbjegavajući treće ili četvrto, osoba će naučiti kako učinkovitije koristiti svoje vrijeme.
Tijekom vremena počeli su se pojavljivati vremenski tijekovi upravljanja vremenom. Na primjer, upravljanje vremenom za žene, za muškarce, za poslovne ljude, za studente, za školsku djecu itd.
Popularni pisci za upravljanje vremenom u 21. stoljeću: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande i drugi. upravitelji vremena diljem svijeta. Daljnje ćemo raspravljati o glavnim idejama tog pravca.
Alati za upravljanje vremenom
Osnovna načela upravljanja vremenom uglavnom se odnose na srodne teme:
- Postavljanje ciljeva;
- planiranje;
- Postavljanje prioriteta;
- motivacija;
- Izaslanstvo.
Oni su logički međusobno povezani, nadopunjujući ukupnu sliku racionalnog korištenja vremena.
Postavljanje ciljeva
Cilj je glavni orijentir koji vam omogućuje da ne odstupate od odabrane rute. Postavljanje ciljeva je temeljna teza upravljanja vremenom, koja pomaže u predviđanju uštede vremena prije početka rada.
Najčešće postoji metoda postavljanja ciljeva pod nazivom SMART. Ova kratica znači ispunjavanje sljedećih kriterija za odabir cilja:
- Konkretnost (specifično) - jasno razumijevanje očekivanog rezultata;
- Mjerljivi (Measurable) - kvantitativna ili kvalitativna procjena;
- Dosegljivost (ostvariva) - sposobnost obavljanja zadatka;
- Relevantna - potreba za provedbom;
- Vremensko ograničenje - definicija vremenskog okvira.
Ako ovaj cilj odgovara SMART principu, tada će ga biti moguće postići uz najveću moguću ekonomiju napora.
planiranje
Nepostojanje plana ili strategije uništilo je mnoge obećavajuće pothvate. Osim svijesti o cilju, potrebno ga je razumjeti i koje su “koraci” potrebni za njegovu provedbu. Nadalje, poželjno je kontrolirati dobivene rezultate.
Mnoge metode planiranja su izumljene, ali u upravljanju vremenom jedan od najpopularnijih smatra se rigidno fleksibilnim planiranjem. Preporučuje se planirati ne više od 60% dana, ostavljajući 40-50% rasporeda za nepredviđene situacije. Poželjno je skicirati najvažnije zadatke, dok se postavlja neka vrsta "pričuve" za više sila više sile. Tako će biti moguće izbjeći negativne emocije od neispunjavanja ili prilagođavanja vaših planova. Spašavanje mira jedan je od glavnih prioriteta upravljanja.
prioriteta
Prioritet je redoslijed kojim se obavljaju različiti zadaci. Prema zakonu, koji se zove "Miller novčanik", memorija osobe može sadržavati 7 ± 2 elementa. To znači da normalna osoba može lako upravljati od 5 do 9 različitih slučajeva, uključujući hobije i kućne poslove. Ako je manje, onda će život postati dosadan, a ako bude više, onda mozak neće moći obraditi cijeli niz informacija. No, postoji Paretov zakon, prema kojem 20% napora donosi 80% rezultata i obrnuto. Izbor prioriteta omogućuje vam da se usredotočite na one aktivnosti koje pružaju maksimalni učinak.
Jedna od najboljih praksi za odabir prioriteta je "Eisenhower-ova matrica", koja je gore spomenuta u tekstu. Podjelom vaših zadataka, prema njihovoj važnosti i hitnosti, lako možete izgraditi hijerarhiju odabirom najrelevantnijih i učinkovitijih područja.
motivacija
Bez odgovarajuće motivacije nestaje želja za radom i produktivnost rada svedena je na minimum. Upravitelj vremena mora biti sposoban inspirirati sebe i druge. Izvrsna metoda motivacije je "načelo sidrenja". To podrazumijeva određenu pohvalu za obavljanje određenog zadatka.
Na primjer, školarac voli igrati konzolu, ali ne i domaću zadaću. Roditelji mogu s njim potpisati ugovor za domaću zadaću, on će dobiti priliku za igru. Postupno, dijete će se naviknuti na činjenicu da igru prate lekcije, čime se razvija neka vrsta refleksa. Slično tome, možete učiniti iu slučaju samomotivacije.
delegacija
Sposobnost delegiranja (prijenosa) njihovih zadataka drugima, kako bi se uštedjelo na osobnom vremenu, izuzetno je korisna vještina za svakog upravitelja vremena. Nije ga teško ovladati. Glavno je zapamtiti 10 osnovnih načela delegiranja:
- Pružanje izvođača potrebnom podrškom;
- Odgovornost za rezultate svog rada;
- Prethodno obavještavanje o nalogu;
- Uključivanje izvođača u proces;
- Jasan opis očekivanog rezultata;
- Formulacija normi i pravila rada;
- Motivacija izvođača, navođenje njegovih interesa;
- Određivanje prava i obveza;
- Redovito praćenje u fazama provedbe;
- Predviđanje mogućeg neuspjeha i "povratka" autoriteta.
Usklađenost s ovim pravilima pomaže izbjeći mnoge "zamke" delegacije, od kojih je najopasnija potreba za ponovnim radom.
Tema izaslanstva neizravno uključuje sposobnost da se kaže "ne". Osim učenja kako prebaciti rutinski rad na druge, preporučljivo je da možete odbiti ako pokušaju to učiniti s vama.
Metode upravljanja vremenom
Osim leksikona iz srodnih područja, upravljanje vremenom ima jedinstvenu terminologiju, kao i originalne metode. Prije svega, to je vrijedno spomenuti koncept "chronophage", borba s kojom pomaže uštedjeti značajnu količinu vremena. Chronophagus doslovno znači "jedeći vrijeme". To su sve navike, situacije, pa čak i ljudi koji nas odvraćaju od obavljanja važnih zadataka. Nasuprot tome, susreću se "čuvari vremena" koji, naprotiv, pomažu spasiti ovaj vrijedan resurs. Usput rečeno, skovan je i pojam - “bacillus of time management”, što znači optimizaciju uz svoje vrijeme, ali i dnevnu rutinu okolnih ljudi, uključujući obitelj, prijatelje i zaposlenike, za njih se pretvarajući u pravog “čuvara vremena”.
Od metodologije upravljanja vremenom, popularne metode se nazivaju "Metoda rajčice", "Metoda žaba", "Metoda slona", "Švicarska metoda sira" i mnoge druge. et al.
Metoda rajčice
Osim sposobnosti za rad, vrlo je važno učiti i pravilno se opustiti. Ali ravnoteža između opterećenja i oporavka nije uvijek moguće postići. To je ispunjeno razvojem umora. Genijalni student iz Italije, Francesco Cirillo, predložio je originalan pristup zvan "Pomodoro metoda". Sastoji se od razbijanja rada u intervalima od 25 minuta, koji se izmjenjuju s trominutnim razdobljima odmora - "rajčica". Nakon četiri takva ciklusa, uzima se pauza od 15-30 minuta. Ova metoda omogućuje duže zadržavanje performansi i entuzijazma.
Metoda žaba
U Europi postoji izraz "Jedite žabu za doručak". To znači sljedeće. Ako obavljate najneugodniji rad u jutro, žaba, onda će ostatak dana biti ispunjen pozitivnim emocijama. Ova metoda upravljanja vremenom usmjerena je na smanjenje stresa, normalizaciju emocionalne pozadine i psihološko olakšanje osobe.
Metoda slona
Pod "slonom" u upravljanju vremenom podrazumijeva se veliki i neugodan zadatak. Za početak takvog zadatka, za početak, treba ga podijeliti na podzadatke, to jest - "Izrezati slona na odreske." Na primjer, ako je potrebno izvršiti popravke u stanu, "slon" se može podijeliti u kuhinju, kupaonicu, balkon, dnevni boravak, spavaću sobu. Oni se, pak, "razdvajaju" na lijevoj ili desnoj strani, itd.
Metoda švicarskog sira
Još jedna tehnika za borbu protiv "slonova", ali ovaj put, bez strogog uređenja. Ako se netko suoči s velikim zadatkom, ne znajući s koje joj je strane “pristupiti”, trebala bi naučiti od miša koji glade komade sira slučajnim redoslijedom. Postupno se sir "odmrzava" na očima, pretvarajući se u zadatak koji je u skladu s mogućnostima izvođača.
Upravljanje vremenom uključuje mnoga međusobno povezana područja. Nije moguće savladati čitav arsenal njegovih metoda, ali svatko može implementirati barem neke od principa takvog upravljanja u svojim životima. Ako to radite bez fanatizma, a da se ne pretvorite u robota, onda će takva vježba biti korisna, pomažući uvijek pronaći vrijeme za rad, osobni život i samorazvoj.
