Vjerojatno su svi čuli za potrebu da razmisle o svojim poslovima. Poznato je da ljudi koji se temeljito pripremaju za rad pred nama postižu sjajne rezultate. Ali je li planiranje jednostavno? Koje su njegove metode, alati i principi koji su svjesni kako bi naučili kako pravilno propisati ispunjenje zadanih zadataka? Što je strateško planiranje? Koja je njegova važnost? Kako se razlikuje od taktičkog ili operativnog kalendara? Je li potrebno sve ih ovladati? Upoznajmo se s ovom temom zajedno.
Što je planiranje?
Planiranje postavlja ciljeve ili ciljeve, uz optimalnu raspodjelu resursa koji će biti potrebni za njihovo postizanje. Što je posao teži, to je veća potreba za kvalitetnom obukom. Činjenica je da svaki proces zahtijeva korištenje ljudskih potencijala i materijalnih izvora, kao i vrijeme. Što je točnije predviđeno prije rada, manje će se praznih gubitaka dogoditi tijekom njegove provedbe..
Povijest planiranja počinje u antičkom društvu. Svijet oko nas je cikličan. Čovjek je brzo naučio predvidjeti vremenske promjene, dinamiku populacija divljih životinja, stanje vegetacije. To je omogućilo pripremu za sjetvu, žetvu, skupljanje, lov ili ribolov.
S razvojem društva, pojavom novih profesija, planiranje je dobilo naprednije oblike. Pojava pisanja u tome je odigrala veliku ulogu, a time i mogućnost prijenosa velikih količina informacija na vanjske medije (glina, papirus, pergament, papir). Pojavile su se različite vrste planiranja, o kojima će se dalje raspravljati.
Vrste planiranja
Priprema za nadolazeći rad može imati različite oblike ili manifestacije. Sve ovisi o očekivanim datumima, područjima, objektima, kao io opsegu, sadržaju, dubini, predanosti, prioritetu, računovodstvu, koordinaciji projiciranih akcija.
U smislu:
- Dugoročna - strategija razvoja za razdoblje dulje od pet godina.
- Srednjoročno - vremensko razdoblje od 1 godine do 5 godina;
- Kratkoročni - tekući zadaci (do jedne godine).
Po sferama:
- Marketing - određuje globalnu strategiju tvrtke;
- Financijski - izračunava "matematički" posao;
- Proizvodnja - distribuira materijalne i tehničke resurse;
- Istraživanje - crta veliku sliku;
- Individualno - pomaže u pojednostavljenju života osobe.
Po objektima:
- Razmišljanje kroz ciljeve;
- Razmišljanje pomoću sredstava;
- Razmišljanje kroz izvođače;
- Razmišljanje kroz programe;
- Razmišljanje kroz djelovanje.
Po opsegu:
- Općenito - uzima u obzir sve komponente;
- Djelomično - uzima u obzir značajne uvjete.
Prema sadržaju:
- Strateško - odgovara na pitanje "gdje?";
- Taktički - daje odgovor na pitanje "kako?";
- Operativni kalendar - za rješavanje tekućih problema;
- Poslovni plan - sveobuhvatna procjena predstojećeg rada.
Ovisno o dubini:
- Agregirani - analizira opće parametre;
- Detaljno - razmatra sve moguće detalje.
Po obvezi:
- Obvezna (direktiva) - podrazumijeva strogo pridržavanje zahtjeva;
- Izborno (indikativno) - je preporuka.
Ovisno o redoslijedu izvršenja:
- Naručeno - podrazumijeva sekvencijalno izvršenje;
- Izvanredna - ako je potrebno;
- Klizna - određuje mogućnost proširenja.
Prema računovodstvenim podacima:
- Oštri vremenski okviri;
- Fleksibilan - prema okolnostima;
- Stiff-flexible - kombinira dva prethodna tipa.
Koordinacijom u vremenu:
- Istodobno - ako postoji jedna faza;
- Sekvencijalno - kada se projekt može podijeliti u odvojene faze.
Prisutnost proširene klasifikacije ne podrazumijeva razlike u osnovnim načelima. Najprije ih je osnovao poznati teoretičar i praktičar menadžmenta Henri Fayol, a kasnije su ga nadopunili njegovi sljedbenici i istomišljenici.
Načela planiranja
Učinkovito poslovno planiranje oslanja se na sljedeća osnovna načela:
- Jedinstvo i dosljednost, što znači zajedničke ciljeve i međusobnu povezanost pojedinih elemenata poduzeća;
- Važnost horizontalne koordinacije djelovanja i projekata između odjela;
- Zajedništvo i jedinstvo vektora gibanja, međusobna integracija;
- Participativnost (uključivanje svih sudionika projekta u rad);
- Kontinuitet provedbe, poštivanje privremenih granica;
- Fleksibilnost koja omogućuje prilagodbe;
- Prisutnost rezervi, odnosno mogućnosti za manevriranje;
- Točnost zbog konkretizacije;
- Složenost, koja se izražava u razumijevanju ukupne slike;
- Učinkovitost, određena viškom rezultata nad troškovima;
- Racionalnost u odabiru najbolje opcije;
- Proporcionalnost i ravnoteža resursa;
- Znanstveno - uzimajući u obzir dostignuća moderne znanosti i tehnologije;
- Pojedinosti koje određuju dubinu razumijevanja;
- Jednostavnost i jasnoća, omogućujući prilagođavanje zadatka razini razumijevanja pojedinih izvođača;
Poštujući ta načela, vrijedno je znati da oni nisu pretjerani hir, nego prava prilika za povećanje učinkovitosti svakog projekta. Pogotovo ako su alati za pripremu planova ispravni. Razgovarajmo o njima dalje.
Alati za planiranje
U generaliziranom obliku, alat za izradu plana je bilo koji medij za pohranu koji pomaže u spremanju i reprodukciji podataka. Dugo vremena glavni su alati bili papir i olovka. Razvoj informacijske tehnologije omogućio je prijenos planiranja u digitalni svijet, štedeći vrijeme, olakšavajući obradu zapisa. Zatim se pojavio veliki broj mobilnih aplikacija instaliranih na pametnim telefonima. Telefoni su kompaktne veličine, uvijek su pri ruci. To uvelike pojednostavljuje planiranje slučajeva, uključujući dnevne zadatke. Aplikacije optimiziraju tijek rada, jer se često stvaraju s pravom tehnologijom za pisanje planova. O tome ćemo govoriti u sljedećem odjeljku.
Tehnologija planiranja
Opisujući sam pojam "planiranja", definicija ove riječi uključuje racionalnu raspodjelu snaga i resursa. Bez uvođenja potrebne tehnologije nemoguće je to postići.
Priprema plana uključuje sljedeće korake:
- Osnovna analiza - procjena resursa i vanjskog okruženja, razumijevanje trendova tvrtke, utvrđivanje problema i perspektiva, moguće rezerve;
- Definicija i formiranje cilja - glavni orijentir kretanja za kratkoročni ili dugoročni period;
- Stvaranje koncepta razvoja - metode za postizanje ciljeva, uključujući potrebne tehnologije;
- Strateško planiranje - simbioza osnovnih ideja s glavnim načinima njihove provedbe;
- Taktičko planiranje - određivanje potrebnih resursa, njihova optimalna raspodjela;
- Operativni raspored - postupno propisivanje svih radnji;
- Odobrenje plana - konačno odobrenje, prihvaćanje za izvršenje.
Planiranje započinje analizom i razumijevanjem njihovih sposobnosti, daljnjim postavljanjem ciljeva i identifikacijom načina provedbe. Mnogi ljudi imaju konfuziju u definiranju taktičkog i strateškog planiranja, pa ćemo im posvetiti pozornost.
Koja je razlika između taktičkog i strateškog planiranja?
Njihove razlike počinju s globalnošću donošenja odluka. S hijerarhijskog stajališta, strateško planiranje je temelj svega. Strategija podrazumijeva razumijevanje smjera kretanja. Najčešće se takve odluke donose na razini najvišeg rukovodstva. Taktika je pomoćna faza u koju je uključena srednja veza tvrtke. Glavni zadatak taktičkog planiranja je identificirati načine za postizanje ciljeva.
Strateško razmišljanje obuhvaća dugoročnu perspektivu, dok je taktičko razmišljanje primjenjivo za srednjoročne ili kratkoročne zadatke. Razlikuju se po stupnju detalja. Strategist može gledati na stvari globalno, dok taktičar treba obratiti pozornost na sve pojedinosti ideje.
Glavno je držati se rada upravo takvog smjera - od velikih do posebnih. Planiranje radnog vremena treba potjecati iz globalnog razumijevanja misije i ciljeva. Ali ova načela vrijede u svakodnevnom životu.
Planiranje dana
Za skladan život, osoba treba održavati ravnotežu između posla, kućnih problema i slobodnog vremena. Ako mnogi misle o radnom vremenu, onda sve što se događa izvan posla često postaje kaotično. To je pogrešno, jer se sklad ostvaruje samo u uređivanju okolnog prostora i vaših misli. Teško je biti marljiv u poslu, s nedostatkom integriteta općenito. Upravljanje vremenom je vrlo korisna vještina koja pomaže uštedjeti snagu i očuvati resurse. Ako osoba ima nered u glavi i na radnoj površini, gubi previše energije u pronalaženju potrebnih informacija. Uspjeh uglavnom postižu oni koji mogu pojednostaviti sve svoje poslove.
Planiranje dana je poželjno za početak od trenutka buđenja., uzimajući u obzir njihove fiziološke značajke. Općenito se može reći da vrhunac intelektualne aktivnosti pada na razdoblje od 10.00 do 12.00. Drugi vremenski interval počinje u 14.00 sati i traje oko 2 sata. Fizičke sposobnosti su se značajno povećale nakon 17.00 sati. No, poželjno je zaustaviti teret do 18.30-19.00. To je istina ako govorimo o dnevnoj rutini.
Ali čovjek također mora planirati tjedan, mjesec, godinu itd. To je strateško planiranje, koje ide u taktičko planiranje i završava se svakodnevno. Ako postoji globalna strategija, treba je podijeliti na male dnevne zadatke koji se izvode prema određenoj dnevnoj rutini.
Planiranje ne biste trebali smatrati gubitkom vremena. Naprotiv, to vam omogućuje da spremite ovaj resurs, jer jasno definira vremenski okvir za provedbu pojedinih zadataka. Preliminarna obuka olakšava obavljanje posla, čime se oslobađa dodatno vrijeme za uspjeh i razvoj.
